Les organisateurs de courses doivent adresser leur formulaire de demande d'inscription au plus tard le 15 novembre 2009, au Coordinateur Provincial MTB/TL/BMX de la section où aura lieu l'épreuve. Au départ des documents reçus, un calendrier provisoire devrait être publié le 16 novembre 2009.
ATTENTION ! : Les DONNEES TECHNIQUES (locaux, horaires, ……) doivent parvenir, sur le formulaire officiel adéquat prévu à cet effet, au plus tard 3 mois avant la date de l’épreuve, au Coordinateur Provincial MTB/TL/BMX de la section où aura lieu l'épreuve, si non, la F.C.W.B. décline toute responsabilité quant à la non parution, dans les délais prévus, des coordonnées relatives à l'épreuve dans les revues Vélo Sprint et Cyclink.